公司规定的邮件(如何写一封有“温度”的邮件？

引言

有粉丝朋友私信问我

自己原来只需要向本部门领导汇报工作，现在公司两个部门进行协作，还需要向旁部门的领导也一起汇报。这发邮件的时候，两位同级领导的名字谁排在前面？抬头怎么写呢？他琢磨着，这看起来是小事，但要是处理不好，领导们心里不开心，可有些麻烦。

我告诉他，在职场上，你有而且只有一位直接领导。只要是汇报性的工作，一定是先“发送”给直接领导，其他人都是“抄送”，也包括你那位旁部门的领导。如果一定要分个前后，那也是自己部门领导派在前面的。

1.

因为这封私信，我觉得有必要和大家分享一下邮件写作，因为邮件是职场中使用最频繁的一种沟通方式，但也是往往最容易被人忽略的。

那么，一封好的邮件到底应该是什么样的呢？邮件礼仪和与人见面的基本礼仪一样，不追求花团锦簇，但要千干净净。简洁、干净是基础条件，然后才是个人风格。

2.

下面我把邮件拆解开，从标题、开头、正文、诉求和结尾这几方面，分别分享给你。

第一，正式的显示名称和性的标题。

我们收到邮件后会看两个信息对方的名称显示和邮件标题。所以，邮件礼仪的第一步就是请用真名，比如“九垚”或者“某某公司-九垚”。过于个性化或是“二次元”的名称是不可以用在商务邮件的。

然后是标题，标题是全文的概括，最好能在20字以内核心内容。而且好的标题要有交互，沟通，吸引人注意力的效果。

比如这个标题

《3月19日会议纪要》，这就属于领导最不待见的邮件，可看可不看，要改成《请批示3月19日会后执行方案》

看到没？这个邮件就不是单纯的会议记录了，你已经把它升格为执行方案，那领导第一时间就会打开邮件看一看。

所以，像“《某某记录》”、“你好”、“来自某某公司”、“报价单”等等简单说明的标题，都不是好的邮件标题；而“请批示请审阅请指示 什么时间 什么事情”才是好标题。

比如“请批准某公司关于什么项目的工程方案和报价”等等。

再比如这个例子

如果邮件反反复复很多次，已经讨论过很多轮的邮件，甚至讨论的主题都已经发生了变动，那么你就可以修改下主题，或者重写一封新邮件，而不是接着“回复回复回复··....”

这就是标题的写法。

3.

第二、我们说如何写邮件开头。

说到开头，你可能会写“尊敬的某某”或者“你好”、“见信好”等等，是吧？冷冰冰的，没有感情，情绪，对方会觉得他在和机器沟通。这是我在几家不同类型的企业里常看到的邮件开头。

职场沟通高手们不是这样写的，他们会写得很感性，温暖，有智慧又个性。

有一次我感冒住了几天院，病好后回来上班，收到的第一封邮件，是领导发的，他写到

“九垚，病好了吧，我去接你，欢迎归队，请你吃大餐。”我心里暖暖的。

我再举几个例子

公司某次会议之后的邮件开头九垚，你刚才的发言很精彩！

客户参加招商会之后的邮件开头闻名不如见面啊，九垚，公司组织的招商会让我受益匪浅。

对方度假归来之后的邮件开头夏天的大连很凉爽吧？想想那个海风，就很想往。

你看，都是短短的一两句话，然后马上进入主题。

“我给你发邮件，是想确认一下什么什么什么”

这就是有情绪、有温度的邮件开头的写法。

4.

第三、逻辑清晰的正文。

问候之后，正文如何展开呢？

从内容和格式两个方面有要求。

是内容。内容的要求就一点，详细、充分，要把对方应该知道的所有信息都表达清楚。

具体的格式是邮件正文一定要分段，你的思考逻辑是以段落为单位的，而且每段只讲一件事。每段文字的第一句是对整段的概括；尽量用小段，不要用大段；尽量用短句，不要用长句；用简单的词，不要用复杂的词；，也不要一句话一段，这也是没有逻辑。

，要做小标题，小标题可以降低对方读者的阅读难度；如果有图表、清单就更方便对方阅读。

这就是邮件正文的写法。

5.

第四、是诉求部分。这在一封邮件里是最能体现职业化的部分。

我们对比下面两种写法

第一种写法

请各位按时递交周报，否则按照公司规章会有处罚。

第二种写法

我期待在下午5点之前收到各位的周报。如果张三和李四两位同事实在忙不过来，请提前通知我。我会在下午4点到4点30分这个时间给你们电话，尽量给予你们协助。

第一种写法，就是上传下达，语气还强硬，带有威胁的语气。

而第二种写法，有明确的时间节点，还与其中有困难的两位同事一并沟通，而且态度谦和，热情、尊重。

，如果是企业下行信函，让下面的人无条件执行的邮件通知，这里可以写 “望参照执行”。

6.

第五、结尾部分。

这里要邮件的内容。

，要跟对方强调需要跟进的事情，比如“恳请您拨冗（容三声）回复意见，非常感激”，“我会每周和您更新这个项目的进程”，“我期待能和您在电话里进一步讨论”等等。

，附上简短的祝福语，比如“祝商祺”；亲密一些的可以写“祝秋安”；再亲密一点的可以写“祝家人好”。

，记得署名，比如“九垚，某某公司”。

7.

，这里有两个提醒

第1、一封好邮件的风格。

尽量少用不同大小的字体，不同颜色排版，更不能使用背景图。而正文排版应该只用三种方式有分段、加粗和缩进。

第2、良好的回信习惯。

收到邮件以后尽快回复，这代表了你的能力、工作效率以及对对方的重视程度。你还要善用抄送、回复、密送、回复全部等等这些功能。

简单说，回信的专业性就代表你的职业化程度。

，在按下“发送”键之前，请你务必仔细检查邮件标题、问候语、文字分段、措辞、颜色、字体、署名和附件等要素，直到确认无误。

我是九垚，是一个专注分享职场干货和沟通技巧的职场老兵。如果上面这些技巧对你有用，请你点赞、收藏以便随时实践，身边谁最需要这些内容，转发给他，也让他跟上你的进度。