商务邮箱(商务邮件礼仪的注意事项)

职场上的人都会有写邮件的经历。

没有什么比一封写得糟糕、误入歧途的电子邮件更能玷污你的专业品牌了。只要点击一下“发送”按钮，就能决定一次成功的业务交流，还是潜在的人力资源问题或同事冲突。虽然外企员工每天发送数万封电子邮件，但这也不应被视为理所当然

无论你是高级职员还是职场新人，以下是13项必须记住的商务邮件礼仪。

注意主题栏

写一个清晰、简洁的主题行来反映邮件的主体。避免使用诸如““Hi”、“ Touching Base”或“FYI”这样笼统的字眼作为主题，并且不要让主题栏空着。

使用正确的称呼

“Hi”和“Hey”传达的是缺乏专业精神和成熟。用“Good morning”、“ Good afternoon”、“ Good evening”或“Hello”这样的短语来开始你的邮件。“Good day (日安)”或“Greetings (问候)”也是在国际舞台上经常使用的短语。

一定要使用介绍

在有些国家的文化中，最好的做法是发送邮件的人按名和姓介绍自己，并在开头几行写上一些背景信息。例如：

当你把自己介绍给新的联系人、潜在客户、客户和雇主时，这一点尤其重要，因为他们想知道你是如何得到他们的联系方式的。

了解文化

在给来自不同文化背景的人发送电子邮件时，研究不同国家的风俗习惯是恰当的礼节，也是最好的做法。例如，在日本，在商务邮件的第一句话询问天气是礼貌的、恰当的和习惯的。因而，发一封电子邮件给一个潜在的日本联系人介绍自己是不合适的。在含蓄文化中，由于习俗的关系，只能由相互尊重的第三方进行介绍;冷邮件被忽略、删除、阻止和/或标记为垃圾邮件junk 。

不要包含幽默和讽刺

电子邮件很容易被没有上下文的文本误解。幽默是因文化不同而不同。避免在电子邮件中幽默和讽刺，因为收件人可能会感到困惑，或者更糟，被冒犯了。

再三检查附件

当你附加一个文件时，请多花几秒钟把它粘贴到邮件正文中。这显示了对收件人的考虑，为他们节省了打开附件（attachments）的时间和风险。这对你来说是不是更耗费时间?是的。这值得吗?是的。

不要点击“Reply All”

避免使用“回复所有人”，除非每个人都需要知道。当首席执行官(CEO/COO)或行政助理向10名员工发送电子邮件，要求他们为社区服务项目提供志愿服务时，回复管理人员，而不是回复所有10名员工。为什么让十个人删除你的邮件?“全部回复”是对某一特定主题进行讨论的功能。

做及时回复

24小时内回复是基本的礼貌mon courtesy。把别人晾在一边，你不仅会被认为是不礼貌的——从长远来看，这会让你的生意付出代价。如果你无意中让别人等了超过24小时，或者出现了可以情有可原的情况，礼貌地解释情况并表达你的道歉。

不要使用表情符号

那些眨眼微笑的小图标是用来发短信的。在商务邮件中使用它们是不合适的，不专业的。表情符号可能会将邮件转移到垃圾邮件过滤器或垃圾邮箱，这会让邮件看起来不成熟、不专业。

保护隐私

电子邮件是公开的。即使电子邮件被删除，在线服务和软件程序也可以访问硬盘上的信息。在你点击“发送”之前，考虑一下如果商业同事、你的竞争对手、雇主、国家安全部门或任何意外的收件人读了你的邮件会发生什么。这样想:如果我的电子邮件被发布在Facebook上，会是什么样子?

不要负面的

用电子邮件发表负面评论是不合适的。用大写字母写的邮件意味着愤怒。这些敌对的信息在电子邮件发送和接收后很长一段时间内都会造成尴尬。如果你必须通过电子邮件传达坏消息，使用客观的词语并陈述事实。面对面的交流是传达坏消息的最佳方式。

一定要校正（proof reading）

反复检查拼写和语法错误。这些错误会让你看起来不专业，也会降低邮件被认真对待的可能性。电子邮件软件有许多专业的工具，如拼写检查spell check, 尽量使用他们。

不要忘记结尾词语

通过让收件人知道不需要回复，邮件就不会永远循环下去。以“无需回复No reply necessary”、“再次感谢Thank you again”、“周二董事会见See you at the board meeting Tuesday”或“如果我能提供进一步帮助，请让我知道Please let me know if I may be of further assistance.”作为结束语。以诸如“最好的Best”、“最好的问候Best Regards”、“真诚的Sincerely”、“谢谢Thank you”或其他适当的短语来结束你的邮件。